HUR PÅVERKAR DEN NYA LAGSTIFTNINGEN? (Till medlemmar och förening)

Innebär hårdare regler kopplat till vilka personuppgifter som får behandlas och på vilket sätt personuppgifter behandlas inom en organisation. Det påverkar samtliga ställen där personuppgifter finns såsom medlemsregister, tävlingssystem, resultatlistor, licenshantering, e-post och hemsidor eller liknande.

Eftersom personuppgifter är alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk levande person går det således inte att göra en uttömmande lista på allt som anses vara personuppgifter. Några exempel är namn, personnummer, e-postadresser, bilder, telefonnummer och adress.

 

HANTERING OCH PUBLICERING AV BILDER OCH RESULTAT. (Till medlemmar och förening)

Vad gäller vid bildpublicering på föreningens hemsida och sociala medier?

När det gäller publicering av material på föreningens hemsida och sociala medier sker det som utgångspunkt med stöd av en intresseavvägning. För det krävs att föreningens intresse av att publicera bilder för att exempelvis visa upp föreningens verksamhet väger tyngre än det intresse personerna på bilderna har av skydd för sina personuppgifter. Inför bild-publicering ska föreningen dokumentera sitt resonemang avseende avvägningen mellan föreningens och individernas intressen. 

Inget material som upplevs kränkande av den som berörs av behandlingen får publiceras, varken på hemsidan eller i sociala medier. Om föreningen tillkännages att något material upplevs som kränkande för individen som berörs av behandlingen, ska detta material omedelbart avpubliceras. Detta gäller om avpublicering rimligen kan ske med hänsyn taget till föreningens organisation. När det gäller publicering av barns personuppgifter på hemsida eller sociala medier kan det vara lämpligt att inhämta samtycke från vårdnadshavare. 

Hur gör vi om vi vill fota vid en tävling/träning och inte känner alla som är där?

Som tidigare informerat kan publicering av bilder på föreningens hemsida och sociala medier med stöd av en intresseavvägning, i syfte att informera om föreningens verksamhet. Resonemanget kring detta behöver dock finnas dokumenterat.

Samtliga besökare behöver informeras om att deras personuppgifter, alltså bilderna, kan komma att användas av föreningen för att informera om verksamheten på webbplats och/eller sociala medier. Personerna behöver också få information att de har möjlighet att invända mot behandlingen, samt vem de då ska kontakta.

Vad gäller vid publicering av resultatlistor?

Föreningen behöver informera alla registrerade innan publicering av resultatlistor sker. Resultatlistorna ska inte innehålla mer personuppgifter än vad som behövs för ändamålet med publiceringen. Exempelvis bör resultatlistor aldrig innehålla fullständiga personnummer. Om en individ begär att bli raderad från en publicerad resultatlista bör föreningen ha rutiner för att anonymisera den individens personuppgifter i resultatlistan. 

 

MEDLEMSKAP (Till föreningar)

Hur är det för barn och ansökan om medlemskap i förening: måste målsman godkänna för barn upp till 18 år?

Ja, Ingås avtal om medlemskap för personer under 18 år, skall det ske av vårdnadshavare. Avtalet ingås genom att vårdnadshavaren erlägger barnets medlemsavgift och därigenom accepterar villkoren för medlemskap i föreningen. Den lagliga grunden för behandling av barns personuppgifter inom ramen för medlemskap är avtal. 

Föreningen måste inte samla in namn på alla som är med på bilderna, men om någon identifierar sig själv och vill utöva sina rättigheter, så gäller individens rättigheter.

När det gäller publicering av barns personuppgifter på hemsida eller sociala medier kan det vara lämpligt att inhämta samtycke från vårdnadshavare.

Måste vi ta in samtycke från alla medlemmar?

Nej, men ni behöver ha en laglig grund för all behandling av personuppgifter. Samtycke är enbart en av flera andra lagliga grunder. Exempelvis är avtal en laglig grund för behandling av personuppgifter inom ramen för medlemskapet. 

Kan vi ha kvar våra kontaktlistor till styrelse och ledare på webben?

När det gäller namn och telefonnummer kan det vara tillåtet att behandla personuppgifter efter en intresseavvägning. Det krävs då att föreningen/förbundets intresse för att publicera kontaktlistorna väger tyngre än intresset av skydd för sina personuppgifter av de personer vars uppgifter är publicerade. Detta resonemang behöver föreningen/förbundet ha dokumenterat.

Om den registrerade invänder mot att uppgifterna publiceras/kommuniceras bör ni upphöra med behandlingen.

Det är föreningen/förbundet som måste påvisa att en intresseavvägning har skett genom dokumentation och behöver säkerställa att alla registrerade individer har fått information om att de finns registrerade i informationsblad, kontaktlistor etc. och varför de finns registrerade där.

 

Uppdaterad 2018-05-27
Av Web-Master